Chiến lược quản lý thời gian dành cho lãnh đạo cấp cao

Lãnh đạo cấp cao quản lý thời gian hiệu quả khi họ bắt đầu từ việc đo xem thời gian thực sự đi đâu, rồi phân bổ lại theo vài ưu tiên chiến lược, cắt giảm những cuộc họp và quyết định không cần đến mình, và bảo vệ những khối thời gian dành cho suy nghĩ. Ở cấp điều hành, vấn đề hiếm khi là thiếu kỹ năng sắp xếp công việc; vấn đề là lịch làm việc bị người khác lấp đầy, và mọi thứ có vẻ đều quan trọng. Bài này trình bày các chiến lược phù hợp với đặc thù của vị trí lãnh đạo.

Vì sao quản lý thời gian ở cấp cao khác biệt

• Thời gian của lãnh đạo là tín hiệu: nơi tổng giám đốc dành thời gian cho tổ chức biết điều gì quan trọng.
• Nhu cầu vô hạn: mọi bộ phận, khách hàng, đối tác đều muốn có thời gian của lãnh đạo.
• Công việc quan trọng nhất ít khẩn cấp: chiến lược, phát triển người kế cận, quan hệ dài hạn hiếm khi có hạn chót ngày mai.
• Bị gián đoạn liên tục: khó có khối thời gian dài cho suy nghĩ sâu.

Chiến lược 1: Đo trước khi thay đổi

Peter Drucker, trong cuốn The Effective Executive (1967), khuyên lãnh đạo bắt đầu bằng việc ghi lại thời gian thực tế, vì cảm nhận về việc mình dùng thời gian thế nào thường sai lệch. Cách làm hiện đại: xem lại lịch của bốn đến sáu tuần gần nhất và phân loại thời gian theo nhóm:

So sánh phân bổ thực tế với phân bổ lý tưởng theo ưu tiên của năm. Khoảng chênh thường gây bất ngờ.

Chiến lược 2: Chọn ba ưu tiên

Lãnh đạo có quá nhiều ưu tiên thực chất là không có ưu tiên. Mỗi năm, hoặc mỗi quý, chọn ba việc chỉ mình làm được và có tác động lớn nhất, ví dụ: hoàn thiện đội ngũ điều hành, dẫn dắt chương trình chuyển đổi, mở thị trường mới. Phân bổ thời gian lịch theo ba ưu tiên này trước, phần còn lại sau.

Ma trận Eisenhower (khẩn cấp và quan trọng) hữu ích ở đây: phần lớn thời gian của lãnh đạo nên nằm ở ô quan trọng nhưng không khẩn cấp. Nếu phần lớn thời gian ở ô khẩn cấp, đó là dấu hiệu hệ thống bên dưới chưa vận hành tốt.

Chiến lược 3: Kiểm soát lịch họp

Họp thường chiếm phần lớn lịch của lãnh đạo. Một số quy tắc:

• Rà soát mọi cuộc họp định kỳ mỗi quý: còn cần không, có cần mình tham gia không, có thể rút ngắn không.
• Mỗi cuộc họp có mục đích và đầu ra: ra quyết định, giải quyết vấn đề hay chia sẻ thông tin. Họp chỉ để chia sẻ thông tin thường có thể thay bằng văn bản.
• Tài liệu gửi trước: người dự đọc trước, thời gian họp dành cho thảo luận.
• Thời lượng mặc định ngắn hơn: hai mươi lăm hoặc năm mươi phút thay vì nửa giờ hoặc một giờ, để có khoảng nghỉ.
• Ngày ít họp: dành một nửa ngày hoặc một ngày mỗi tuần không có họp nội bộ.

Chiến lược 4: Ủy quyền có hệ thống

Lãnh đạo thường giữ lại quá nhiều quyết định, vì thói quen từ giai đoạn công ty nhỏ hoặc vì chưa tin cấp dưới. Cách tiếp cận có hệ thống:

1. Liệt kê các loại quyết định đang đi qua mình.
2. Với mỗi loại, hỏi: ai khác có thể quyết định với đủ thông tin và năng lực?
3. Viết ma trận phân quyền: ai quyết, ai được hỏi ý kiến, ai được thông báo, theo ngưỡng giá trị hoặc mức độ rủi ro.
4. Đầu tư phát triển người nhận quyền; đây cũng là cách chuẩn bị người kế nhiệm.

Ủy quyền ban đầu tốn thời gian hướng dẫn, nhưng là cách duy nhất để giải phóng thời gian lãnh đạo trong dài hạn. Đây cũng là một trong các kỹ năng lãnh đạo cốt lõi.

Chiến lược 5: Bảo vệ thời gian suy nghĩ

Suy nghĩ chiến lược cần khối thời gian dài không bị gián đoạn. Đặt lịch cố định hằng tuần, coi như cuộc họp với chính mình, tắt thông báo, làm việc ở nơi ít bị làm phiền. Dùng thời gian này để đọc, viết, xem lại chiến lược, chuẩn bị cho quyết định lớn.

Chiến lược 6: Email và tin nhắn

• Xử lý theo khối thời gian cố định trong ngày, không phản hồi liên tục.
• Trợ lý hoặc chánh văn phòng sàng lọc và tóm tắt, chỉ chuyển những gì cần lãnh đạo.
• Quy ước với đội ngũ: việc gấp thì gọi điện, việc khác qua kênh không đồng bộ. Quy ước này đặc biệt quan trọng khi dẫn dắt đội làm việc từ xa.
• Không gửi tin nhắn ngoài giờ nếu không thật cần, vì cấp dưới sẽ cảm thấy phải trả lời ngay.

Chiến lược 7: Quản lý năng lượng, không chỉ thời gian

Một giờ khi tỉnh táo có giá trị hơn nhiều so với một giờ khi kiệt sức. Xếp việc đòi hỏi tư duy cao vào thời điểm năng lượng tốt nhất trong ngày; giữ thói quen ngủ, vận động, nghỉ phép thực sự. Lãnh đạo kiệt sức đưa ra quyết định kém hơn và truyền căng thẳng xuống cả tổ chức.

Vai trò của trợ lý và chánh văn phòng

Ở doanh nghiệp lớn, trợ lý điều hành hoặc chánh văn phòng là đòn bẩy thời gian quan trọng: quản lý lịch theo ưu tiên đã thống nhất, chuẩn bị tài liệu, theo dõi việc sau họp, sàng lọc yêu cầu. Để hiệu quả, họ cần hiểu ưu tiên của lãnh đạo và được trao quyền từ chối thay lãnh đạo.

Thói quen hằng tuần gợi ý

1. Cuối tuần: xem lại tuần qua so với ba ưu tiên, lên kế hoạch tuần tới.
2. Đầu mỗi ngày: xác định một việc quan trọng nhất phải hoàn thành.
3. Hằng tháng: rà soát lịch họp định kỳ, cắt bớt những gì không còn cần.
4. Hằng quý: đo lại phân bổ thời gian và điều chỉnh.

Quản lý thời gian ở cấp cao về bản chất là quản lý ưu tiên. Lãnh đạo nói “không” được với nhiều việc tốt để tập trung vào vài việc quan trọng nhất sẽ tạo tác động lớn hơn nhiều so với người cố gắng có mặt ở mọi nơi.